Gestão de processos: o que é e como auxilia na gestão de custos?

A gestão de processos é uma atividade fundamental para a diminuição de desperdícios, redução de custos, otimização da operação como um todo e melhora da produtividade. Basicamente, trata-se da adoção de práticas que melhoram e padronizam a eficiência operacional.

Ela pode ser voltada para todas as áreas da empresa, mas neste texto vamos focar nos aspectos financeiros, que garantem uma base sólida de sustentação econômica do negócio e melhoram a lucratividade.

Além disso, a importância fundamental da gestão de processos está na capacidade que ela proporciona de, no aspecto financeiro, ajudar no planejamento para evitar ações inviáveis e fortalecer as mais saudáveis. Confira os indicadores financeiros relacionados a essa iniciativa essencial!

A gestão de processos e os indicadores financeiros

Já mencionamos que processos mais ágeis e otimizados melhoram o seu resultado geral. Mas qual a relação deles com os indicadores financeiros? Pois bem, ela tem dois sentidos. Os indicadores melhoram com uma boa gestão de processos e são fundamentais para ela.

Esses números demonstram onde estão os gargalos, ou seja, os pontos que você precisa melhorar. Com essa informação, você pode averiguar os erros de processo que causam o problema e focar neles.

Os indicadores financeiros

Fluxo de caixa

Muitas empresas passam por dificuldades desnecessárias em razão da forma como controlam o caixa. Considere, por exemplo, algumas das despesas fixas como conta de luz, água e internet. A data de pagamento não corresponde ao que chamamos a competência dessas contas. Ou seja, elas são pagas em um mês, mas os produtos ou serviços que a geraram foram consumidos em outro período.

Do mesmo modo, um pagamento de compras de reposição de estoque não é uma despesa que deve ser considerada como um custo relativo ao mês que foi pago, se a mercadoria continua estocada.

Se você considera a data de pagamento como referência para avaliar o resultado do mês, seu relatório fica mascarado e pode fazer com que pareça que o mês foi positivo ou negativo, quando foi o contrário. De outro lado, se você não faz o controle da programação de acordo com a data, não tem como saber a disponibilidade financeira para honrar os pagamentos nas datas previstas e terá de se sujeitar ao pagamento de juros e multas.

Por isso, é fundamental fazer o controle de fluxo de caixa no: regime de competência, que considera o período no qual a despesa incide; e no regime de caixa, que considera a data que ela deverá ser paga.

Ponto de equilíbrio

Esse é outro dos indicadores básicos em termos de importância. O ponto de equilíbrio é a patamar no qual a receita de um determinado período é suficiente para pagar as despesas, com lucro. Se ele estiver abaixo do desejado e a empresa seguir com prejuízos dessa magnitude durante meses seguidos, a situação vai chegar a uma realidade irreversível.

Seu cálculo é simples, mas costuma confundir muita gente. Isso porque ele combina custos fixos e variáveis. O que você precisa fazer é separar as despesas por classe e gerar o que chamamos de margem de contribuição, que é o percentual que sobra da receita depois de descontar todas as despesas variáveis.

Desse modo, você sabe que esse percentual se refere à parte que vai pagar os seus custos fixos e o lucro. Digamos, então, que a sua margem seja de 60% e que você deseja 10% de lucro, isso significa que os seus custos fixos precisam corresponder a 50% (60% menos 10%) da receita para fechar a conta. Se eles totalizam R$ 30.000,00, o mínimo de faturamento deve ser de R$ 60.000,00, por exemplo.

Rentabilidade

A rentabilidade é o indicador que demonstra a compensação financeira que o seu empreendimento entrega comparada ao capital investido. Digamos, por exemplo, que foi investido um total de dois milhões em um negócio e ele proporcionou um ganho de duzentos mil. Nesse caso, ele trabalha com uma rentabilidade de 10%.

Ela é importante porque tem relação com a produtividade, que quanto maior for, mais bem aproveitados serão os recursos investidos e, em consequência, maior será a rentabilidade. A gestão de processos é determinante desse aspecto, porque ela ajuda a organizar, racionalizar e otimizar todas as atividades das empresas.

Em outras palavras, quando os seus processos são aprimorados você “faz mais com menos” e vários outros pontos melhoram, como a competitividade, a lucratividade, a rentabilidade e a agilidade.

Lucratividade

Ao terminar a leitura do último tópico pode ser que você esteja comparando os conceitos de lucratividade e rentabilidade. Então, vamos fazer isso juntos. Pois bem, o lucro operacional corresponde ao percentual da sua receita que sobra após o desconto das suas despesas correntes. Certo? Ele não tem relação com o total investido do negócio, da mesma forma que a rentabilidade não considera as despesas de rotina.

Apesar de a lucratividade ser um dos indicadores que mais recebem a atenção da maioria dos empresários, é preciso considerar que ele não leva em conta os riscos do negócio e nem o custo de oportunidade que, por sua vez, é a diferença percentual entre a lucratividade proporcionada pelo seu negócio e outras oportunidades de investimento, como aplicações, por exemplo.

Valuation

O valuation é o cálculo que determina o valor total pelo qual o seu negócio merece ser vendido. Ele é importante porque determina se os seus esforços operacionais e de investimento se compensam. Por exemplo, algumas startups passam bastante tempo acumulando prejuízo, mas o valor de mercado delas cresce tanto que uma coisa compensa a outra.

Esse indicador tem relação com o valor da marca, a capacidade de crescimento do negócio, a posição de liderança, o grau de confiança e a saúde financeira do empreendimento.

Como notou, os indicadores financeiros são determinantes para otimizar processos e diminuir custos. Por isso, são fundamentais na atividade de gestão de processos. Não esqueça que, como toda tarefa executada por uma empresa, os processos dependem totalmente da capacidade, da qualificação, do comprometimento e da motivação da equipe. Então, os envolvidos precisam ser treinados sempre que os processos forem elaborados ou alterados.

Esse é um tema interessante, não é mesmo? E a sua opinião sobre ele pode ajudar outras pessoas, além de ser um ótimo assunto para trocar experiências, então, comente conosco sobre o que você achou do post!