Cotação de preços: aprenda aqui a fazer uma boa gestão de compras

A cotação de preços é um processo bastante comum no setor de compras. Essa pesquisa com fornecedores para conhecer os preços mais vantajosos tem grande importância para a empresa. A partir disso, fica mais fácil ter um direcionamento eficiente sobre quais são as melhores opções do mercado para negociação.

Assim, os custos são reduzidos e a economia gerada com as cotações impacta os resultados da organização. Mas como você pode fazer uma gestão eficiente de compras e ter um bom desempenho na sua empresa?

Para responder essa pergunta, selecionamos uma série de dicas que ajudarão a otimizar as atividades envolvendo a cotação de preços. Continue a leitura e confira!

Negocie valores

Antes de fechar o negócio com um fornecedor específico, analise todas as possibilidades internas e externas. Ou seja, conheça quais são as condições financeiras de sua empresa e estabeleça limites para não ter prejuízos.

Também estude o mercado e saiba como conseguir bons descontos e boas formas de pagamento. Além disso, sempre verifique o custo-benefício. Ter isso em mente ao fazer as cotações ajuda a não tomar atitudes de maneira impensada, sem calcular os ganhos e riscos.

Lembre-se de que é possível estabelecer uma negociação vantajosa para ambas as partes por meio de uma cotação eficiente.

Tenha uma boa relação com os fornecedores

O bom relacionamento com os fornecedores é um aspecto bastante favorável para a sua empresa. A partir dele, as compras acabam se tornando mais vantajosas e econômicas.

Isso porque uma relação amigável e de confiança pode gerar benefícios e barganhas na hora de negociar preços de produtos. As empresas fornecedoras costumam oferecer ofertas diferenciadas aos clientes de longa data ou que compram em grandes volumes.

Dessa forma, ser um desses clientes contribui para que o seu empreendimento consiga cotações exclusivas e promoções, aumentando a competitividade no mercado frente aos concorrentes.

Portanto, estabeleça alguns critérios sobre os pontos que são relevantes para a sua loja e mantenha boas relações com os fornecedores que tenham essas características. Isso evitará o surgimento de problemas mais adiante, impactando, até mesmo, o desempenho do negócio.

Analise os preços oferecidos

Uma das principais responsabilidades atribuídas aos colaboradores do setor de compras é a pesquisa de preços oferecidos pelos fornecedores. Essa tarefa influencia diretamente a saúde financeira da empresa e tem grande impacto nos resultados.

Logo, o recomendado é negociar, a fim de conseguir valores mais atrativos e saber qual alternativa é a mais rentável. Por isso, faça a cotação com pelo menos três empresas fornecedoras e busque sempre as melhores condições para, então, fazer a análise pertinente.

Além disso, antes de fechar negócio com determinado fornecedor, é importante que você avalie todos os fatores por trás do preço ofertado, como qualidade, prazo de entrega, quantidade de produtos, entre outros. Pensar nisso ajuda a traçar uma escolha mais acertada, já que cada empresa conta com necessidades específicas e um perfil diferenciado.

Padronize os processos

A padronização, sobretudo da cotação de preços, é uma maneira de agilizar o andamento das atividades e tornar as pesquisas mais eficazes. Nesse cenário, um recurso bastante útil é o fluxograma, que engloba a organização e a sequência de todas as etapas necessárias no setor de compras. Com isso, você facilita muito o dia a dia dos colaboradores e cria uma base para que nenhum processo seja esquecido ou executado de maneira incorreta.

Para que a padronização na cotação de preços funcione, invista em um modelo que fique à disposição da equipe. Na hora de contatar os fornecedores, por exemplo, aposte em critérios para formalizar esse processo, seja por e-mail ou por qualquer outra forma de comunicação. Além disso, é importante dar uma atenção especial aos seguintes pontos.

• dados relevantes da empresa e nome do profissional responsável pela cotação;
• logotipo ou marca d’água;
• data e assinatura da solicitação feita ao fornecedor.

Essa é uma forma de ter um modelo para ser utilizado na rotina do negócio em meio a tantas cotações realizadas mensalmente. Além de transmitir profissionalismo para aqueles fornecedores que são contatados, a padronização otimiza a comunicação e agiliza o repasse de informações.

Conte com boas parcerias

Boas parcerias no negócio são importantes para aumentar o potencial competitivo no mercado. Nesse sentido, algumas empresas ofertam soluções inovadoras e estratégicas, buscando identificar oportunidades pontuais no setor de compras.

Nesses casos, ações de negociação, métodos para conseguir os melhores preços com fornecedores e outros aspectos relevantes são transmitidos aos gestores por meio de profissionais altamente capacitados, que sabem as medidas que precisam ser tomadas em cada situação.

Dessa forma, ter a orientação e a ajuda de especialistas que conhecem o setor é um diferencial que contribui para cotações mais eficazes.

Use a tecnologia a seu favor

Com a tecnologia cada vez mais inserida no mundo corporativo, já é possível ter o auxílio de softwares e ferramentas de automatização em praticamente todos os setores da empresa.

Na área de compras, não seria diferente. A fim de garantir a agilidade e a eficiência nas cotações, use a internet para pesquisar quais são os fornecedores que mais se encaixam com a realidade de seu negócio. Além disso, buscando em sites, você tem acesso à opinião de outros clientes e consegue compreender quais são os principais produtos e diferenciais dos provedores.

Por outro lado, é possível apostar em sistemas e softwares com integração de dados e informações para organizar esses fornecedores e manter um registro de pedidos e outras ações associadas às compras

Fazer a cotação de preços é um processo que envolve pesquisa e dedicação dos funcionários. Entretanto, ele é essencial se você deseja administrar da melhor forma possível os recursos financeiros da empresa. Com as dicas deste post, ficará mais fácil garantir que o gerenciamento das compras seja eficiente e, principalmente, positivo para os resultados. Não deixe de segui-las!

Esperamos que as ações mencionadas tenham aumentado o seu conhecimento sobre o assunto e gerado bons insights para suas estratégias. Gostou do conteúdo? Entre em contato com a Rede Alternativa e saiba agora mesmo quais são as soluções que oferecemos para potencializar a gestão de seu negócio!