Gestão de compras: passo a passo de como fazer com eficiência

Para que um negócio tenha bons lucros e resultados satisfatórios nas vendas é essencial que seja feita a gestão de compras de maneira eficiente. Pedidos, cotações de preços e outros processos são frequentes nesse setor e impactam no desempenho e crescimento da empresa.

Em lojas de materiais de construção, ter um controle das mercadorias e garantir o gerenciamento de compras faz toda a diferença. Então, é preciso entender quais estratégias são recomendadas para melhorar a rotina. Com a utilização de técnicas adequadas e com a ajuda de recursos você poderá promover a redução de custos e a manutenção da qualidade dos produtos. 

Pensando nisso, selecionamos algumas dicas para você conhecer o passo a passo de como fazer a gestão de compra com mais eficiência em sua loja. Continue a leitura!

Tenha um bom relacionamento com os fornecedores

O relacionamento com os fornecedores é fundamental para que o gerenciamento do setor de compras seja mais eficiente para a loja. O ideal é que essa parceria seja positiva para os dois lados, pois a comunicação entre ambas as partes é frequente e quanto mais amigável for, melhor.

Além disso, estabelecer uma relação de confiança é importante para solucionar eventuais problemas ou imprevistos que podem ocorrer. Isso acontece em diversos aspectos, como prazos, demandas inesperadas, processos burocráticos e assim por diante. 

Então, busque conhecer quais são os fornecedores que prestam serviço para sua loja. Reunir informações acerca da empresa e ter sempre à disposição o histórico de pedidos são maneiras de entender como funciona a parceria.

Definir questões importantes e alinhar o que será exigido de cada parte facilita a comunicação. Então, apresente para eles o planejamento de compras e negocie com antecedência fatores como prazos, preços e produtos a serem adquiridos. 

Quando os gestores têm uma postura comprometida e amigável, fica mais fácil conseguir melhores negociações, com preços e condições de pagamento diferenciados. 

Faça o registro de entradas e saídas

O controle de todas as entradas e saídas é um processo que influencia diretamente no conhecimento do estoque e contribui para a realização de pedidos mais compatíveis com a realidade da loja. Logo, é importante que todos os itens sejam devidamente registrados para que os gestores tenham domínio sobre as mercadorias que ainda estão disponíveis. 

Caso esse processo não seja feito de forma adequada, poderão ocorrer impasses na hora da venda ao consumidor final, por exemplo. Para que isso ocorra da melhor forma possível, a tecnologia pode ser bastante útil, com softwares e sistemas indicados para o controle do estoque. 

Nessas ferramentas, você realiza com rapidez a entrada e saída de algum produto da loja, visualizando o que precisa ser comprado ou não para suprir as vendas.

Agende e programe as compras 

Compras por impulso ou que não são necessárias para o perfil dos clientes da loja prejudicam o orçamento financeiro e não geram retorno lucrativo. Assim, a programação e planejamento são essenciais para que os pedidos sejam feitos pensando na realidade do negócio.

Por isso, antes de marcar com fornecedores e representantes, tenha certeza de que há demanda para tais mercadorias. Realize uma análise e estude quais são as prioridades de compra e como elas impactam os gastos. Também considere o potencial de venda de todos os itens que serão adquiridos, levando em conta aqueles que têm uma saída maior. Fazendo isso, é possível ter uma boa negociação e comprar produtos que realmente sejam relevantes para as vendas da loja.

Invista em um padrão de descrição dos itens

A organização do estoque influencia no controle de produtos e, por isso, é tão importante que todos os itens sejam categorizados, ou seja, mantenham uma descrição padronizada. Isso contribui para que os colaboradores consigam identificar com agilidade quais são as mercadorias disponíveis.

Em lojas de materiais de construção, essa prática é importante para segmentar ou criar grupos de produtos de acordo com o setor que eles pertencem. Assim, você poderá planejar as categorias pensando no dia a dia e nas necessidades do cliente.

Sem um padrão, muitas vezes, o gestor tem dificuldade para localizar um item e faz a compra dele mesmo sem necessidade. Logo, com a organização é fácil visualizar o que está em falta e todo o processo torna-se rápido e ágil.

A utilização de código de barras também é bastante útil. Ela ajuda a fazer o controle do estoque e evita as compras duplicadas ou outros impasses na gestão.

Crie um controle de vendas

Ter um controle das mercadorias que foram vendidas ajuda no gerenciamento de compras. Além disso, permite que os colaboradores visualizem com mais detalhes quais são os produtos mais procurados pelos consumidores, épocas do ano mais favoráveis para o negócio e vários outros aspectos.

Outras informações também podem ser buscadas, como preços pagos por mercadorias específicas, lucros obtidos e descontos de fornecedores. Essa integração entre compras e vendas é relevante e colabora para manter a saúde financeira de sua loja. 

Analisar o fluxo de vendas é uma estratégia para que os gestores conheçam as dificuldades e pontos fortes do negócio e, com base nisso, consigam tomar decisões mais acertadas ao fazer a administração do setor de compras. O controle de vendas pode ser feito com o uso de recursos tecnológicos, como softwares e sistemas. Além disso, as planilhas também são uma ferramenta útil para garantir um bom gerenciamento.

Como explicado, a gestão de compras é importante para que a empresa tenha um bom desempenho também em outros setores. Portanto, algumas ações podem ser aplicadas para aumentar a eficiência da sua loja de materiais de construção, como criar um controle de vendas e manter um relacionamento amigável com os fornecedores.

Nesse sentido, a tecnologia tem sido uma aliada. Com isso, o uso de softwares e ferramentas tecnológicas facilitam a gestão de compras. Com as sugestões apresentadas, você terá mais qualidade em seus processos e otimizará as compras em sua loja, reduzindo custos e evitando problemas relacionados ao estoque, por exemplo.

O que achou da leitura? Recomendamos que você confira também nosso post sobre como facilitar o processo de compra de material de construção!