Saiba tudo sobre a nota fiscal eletrônica
A nota fiscal eletrônica (NFe) pode ser uma dor de cabeça ou um recurso para melhorar sua gestão, seus controles, sua produtividade e, em consequência, o lucro do seu negócio.
Para que sua empresa obtenha os ganhos e evite os problemas, basta continuar a leitura e aproveitar nossas dicas. Confira!
O que é a nota fiscal eletrônica?
A NFe é um recurso eletrônico que substitui a tradicional nota em papel. Com base em um certificado digital que comprova a identidade da sua empresa, a nota fiscal é gerada, emitida e validada no órgão governamental correspondente. Um documento eletrônico é gerado no formato XML e armazenado automaticamente.
Aliás, nossa legislação obriga que armazenemos os arquivos enviados pelos nossos fornecedores por, no mínimo, 5 anos.
Quais as vantagens da nota fiscal eletrônica?
Agilidade de processamento
Por ser um processo totalmente eletrônico, a agilidade no processamento do faturamento e da logística aumenta consideravelmente, desde que sua empresa disponha dos recursos tecnológicos certos.
Por isso, é fundamental que você conte com um sistema de emissão de fácil manuseio e que possibilite integrações. Desse modo, você evita retrabalho e melhora a produtividade do financeiro.
Segurança de registros
A nota fiscal eletrônica possui um sistema de validação que garante um excelente nível de segurança das informações constantes no documento fiscal. A identidade da empresa é confirmada por meio do certificado digital e isso ajuda a evitar fraudes e golpes.
Obviamente, nenhum sistema é 100% seguro, mas com cuidados básicos de segurança da informação, uma empresa de médio ou pequeno porte conta com mais do que o necessário.
Diminuição de custos
Além da diminuição de custos em razão do aumento da produtividade no financeiro, a NFe elimina gastos com papel, impressão e eventuais multas. Se você puder contar com um sistema de emissão com funcionalidades de automatização, muitos dos lançamentos relativos aos impostos podem ser configurados previamente e isso evita lançamentos irregulares que podem gerar punições.
Eliminação de erros
Mas esse não é o único erro que é eliminado. Os processos manuais sempre são mais sujeitos ao erro. Códigos de produto, dados dos clientes e todas as informações que devem constar no documento, quando cadastradas, diminuem a incidência de erros de lançamento.
Minimização dos efeitos da burocracia
Sabemos que o nível de burocracia cria dificuldades para o empreendedor. Boa parte do tempo dedicado ao trabalho é ocupada em processos burocráticos. Esse problema não é eliminado com a NFe, mas a baixa produtividade, o aumento de custos e a dificuldade de cumprir com a legislação são alguns dos efeitos burocráticos e, como vimos, eles diminuem com o uso da nota fiscal eletrônica.
Automatização de processos contábeis
Muitos contadores utilizam os arquivos eletrônicos da NFe para fazer lançamentos automáticos e isso elimina a necessidade de trabalho manual, sujeito a vários dos problemas que abordamos neste texto.
Ou seja, o aumento da produtividade, da segurança e todos os outros benefícios que relacionamos não ocorrem apenas na sua empresa, mas também no seu contador. Normalmente, isso não implica na diminuição dos honorários devidos, mas muda um pouco o papel do contador.
No lugar de se dedicar a atividades puramente operacionais, ele pode se concentrar em uma atitude mais consultiva, que proponha medidas para a diminuição de impostos e uma melhor análise dos resultados do negócio como forma de facilitar a tomada de decisão.
Desse ponto de vista, podemos concluir que a nota fiscal eletrônica ajuda nas tarefas de gestão, especialmente nos setores contábil, financeiro e no de despacho de mercadorias.
Entre todas essas atividades, o controle de caixa está entre as mais importantes. Por isso, separamos um conteúdo complementar para ajudar nisso. Acesse agora a postagem: “Aprenda a fazer um controle de caixa eficiente”.