Conheça 7 pilares essenciais para a gestão de fornecedores

Essencialmente, a gestão de fornecedores reúne todas as atividades necessárias a seleção, monitoramento de desempenho e relacionamento com fornecedores.

Do mesmo modo que você administra o seu departamento financeiro, por exemplo, é preciso organizar o controle dos fornecedores para garantir melhores prazos, menores custos e um bom alinhamento entre a sua operação e a de seus parceiros.

Quando bem executada, a gestão de fornecedores garante um valor imobilizado em estoque que não seja nem muito baixo nem muito alto, que é algo fundamental para lojas de materiais de construção. Então, confira os principais aspectos que você deve considerar!

1. Organização de processos internos

Tudo começa com um trabalho interno. Antes de definir objetivamente como devem funcionar os seus processos, é imprescindível determinar objetivos e estabelecer o que você espera de um fornecedor.

Mesmo que você possa determinar algumas necessidades mais gerais, como prazos de entrega mais curtos, bom atendimento, preços melhores e qualidade, é preciso entender que um dos objetivos centrais da gestão de fornecedores é facilitar o fluxo dos processos.

A organização que está por trás de cada venda no balcão da loja começa no seu fornecedor. Isso significa que o processo para que o material chegue até o seu cliente inicia no seu parceiro e, por isso, você deve poder visualizar esse fluxo como um todo.

2. Planejamento

É difícil pensar em alguma tarefa de gestão que funcione sem planejamento e não é diferente no caso dos fornecedores. Ele permite relacionar as características principais que você espera nesses parceiros, a sua estratégia de gestão e os indicadores mais importantes para o seu negócio.

Para isso, você vai usar a organização dos processos internos que mencionamos no tópico anterior. Afinal, é ela que permite enxergar os principais gargalos que você precisa resolver para aprimorar os seus controles.

Isso permite que você defina prioridades e determine metas de aprimoramento. Conforme for alcançando esses objetivos, você pode redefini-los com o tempo e, desse modo, vai aprimorar a gestão de fornecedores continuamente e conseguir resultados cada vez melhores.

3. Monitoramento de indicadores

Os indicadores são as referências que você tem sobre sua operação e o desempenho de cada fornecedor. Além de poder mensurar os resultados em cada aspecto relevante, como o percentual de vendas perdidas por falta de itens no estoque, por exemplo, eles traduzem de forma objetiva os problemas que você quer resolver.

No lugar de simplesmente reclamar para um fornecedor sobre algum inconveniente, você demonstra e prova os efeitos do trabalho dele no seu resultado. Isso evita desentendimentos, fortalece o relacionamento com eles e aponta claramente as prioridades.

4. Seleção de fornecedores

Quanto mais profissional for o seu processo de seleção de fornecedores, mais fácil será a seleção deles — e, consequentemente, a gestão também fica facilitada. Afinal, é muito mais fácil administrar o relacionamento com bons parceiros do que com os ruins. Sem uma seleção prévia, você só os identifica depois.

Por isso, procure elaborar critérios objetivos para que eles possam ser avaliados. Você pode avaliar aspectos relacionados à saúde financeira deles, a variedade e qualidade de produtos, os prazos de pagamento e entrega, a proximidade e a flexibilidade, por exemplo.

Essa ação permite que você forme uma rede de fornecedores maior e mais qualificada, o que tem efeito direto no seu poder de barganha em negociações e nos resultados gerais da parceria. Por exemplo, se você tiver problemas com um fornecedor de utensílios de pintura, pode substituí-lo facilmente, desde que conte com uma rede previamente formada.

5. Relacionamento com fornecedores

Nossa experiência na intermediação entre fornecedores e lojas de materiais de construção demonstra que o relacionamento só tem dois caminhos: o desgaste ou o fortalecimento. O aspecto negativo ocorre quando as pessoas envolvidas partem da ideia de que todos se esforçarão para que as interações e negociações sejam produtivas.

É verdade que o esforço é do interesse de ambos, mas o fortalecimento só ocorre quando existe um cuidado especial. Muitas vezes, as pessoas têm ideias diferentes sobre o que é esperado delas e o mesmo ocorre entre empresas.

Do mesmo modo que é necessário elaborar uma estratégia de relacionamento com clientes para fidelizá-los, você precisa estabelecer e estruturar canais e diretrizes para que a relação com fornecedores proporcione o melhor resultado possível.

6. Comunicação eficiente

Para que o relacionamento seja produtivo e o fornecedor saiba exatamente o que é esperado dele, é preciso comunicar-se eficientemente. Do contrário ele vai se focar exclusivamente no que é importante para o seu próprio negócio.

Além de se estruturar com canais que permitam armazenar e organizar as informações com segurança, é determinante que ocorram encontros de alinhamento. Nessas oportunidades, é possível apresentar expectativas e negociar a melhor forma de obter um melhor resultado.

Essa atividade de feedback pode ser delicada e gerar conflitos desnecessários se não for bem executada. Por isso, procure se concentrar em efeitos práticos no lugar de simplesmente apontar defeitos.

Por exemplo, se você afirma para um fornecedor que as esquadrias que ele vende são horríveis, ele provavelmente se ofenderá, mesmo que não o diga. Mas se apresentar números sobre eventuais prejuízos e reclamações decorrentes de problemas de qualidade, vai conseguir a atenção dele. Esse é o tipo de feedback que funciona.

7. Valorização dos melhores fornecedores

Toda relação de parceria é uma via de mão dupla. Quanto melhor for um fornecedor, mais reciprocidade ele exigirá. Isso não significa que você precise conceder privilégios e exclusividade, mas apenas que deve reconhecer a importância dos melhores parceiros e valorizá-la.

Em qualquer relacionamento a flexibilidade é importante, pois a rigidez de regras cria dificuldades para todos os envolvidos. Por isso, é sempre positivo procurarmos o melhor termo em qualquer situação.

Além disso, você deve ter os seus custos diretos e indiretos perfeitamente definidos. Quanto mais claras forem as suas definições previas sobre até que ponto vale a pena ceder, maior será a sua segurança em flexibilizar apenas o que é possível.

Para concluir, lembre-se de que a gestão de fornecedores deve funcionar alinhada à administração das equipes. É justamente o alinhamento entre os processos dos parceiros e da própria empresa que reside a excelência do negócio. A rede alternativa trabalha como intermediadora dessa relação e essa experiência tem nos permitido acumular um conhecimento robusto sobre a operação de nossos associados.

Confira um pouco mais dessa nossa vivência na postagem complementar deste texto: “Saiba evitar 5 erros na gestão de equipes”.