CONHEÇA 8 PILARES ESSENCIAIS PARA A GESTÃO DE FORNECEDORES

Essencialmente, a gestão de fornecedores reúne todas as atividades necessárias à seleção, monitoramento de desempenho e relacionamento com fornecedores. Do mesmo modo que você administra o seu departamento financeiro, por exemplo, é preciso organizar o controle dos fornecedores.

Assim, você garante os melhores prazos, os menores custos e um bom alinhamento entre a sua operação e a de seus parceiros. Quando bem-executada, a gestão de fornecedores garante um valor imobilizado em estoque que não seja nem muito baixo, nem muito alto, que é algo fundamental para lojas de materiais de construção.

Que tal ficar por dentro dos pilares para acertar no gerenciamento desse elemento tão importante para o seu comércio? Continue conosco nessa leitura e confira os principais aspectos que você deve considerar!

1. Organização de processos internos

Tudo começa com um trabalho interno. Antes de definir objetivamente como devem funcionar os seus processos, é imprescindível determinar objetivos e estabelecer o que você espera de um fornecedor.

Mesmo que você possa determinar algumas necessidades mais gerais, como prazos de entrega mais curtos, bom atendimento, preços melhores e qualidade, é preciso entender que um dos objetivos centrais da gestão de fornecedores é facilitar o fluxo dos processos.

A organização que está por trás de cada venda no balcão da loja começa no seu fornecedor. Isso significa que o processo para que o material chegue até o seu cliente inicia no seu parceiro e, por isso, você deve poder visualizar esse fluxo como um todo.

2. Planejamento

É difícil pensar em alguma tarefa de gestão que funcione sem planejamento e não é diferente no caso dos fornecedores. Ele permite relacionar as características principais que você espera nesses parceiros, a sua estratégia de gestão e os indicadores mais importantes para o seu negócio.

Para isso, você vai usar a organização dos processos internos que mencionamos no tópico anterior. Afinal, é ela que permite enxergar os principais gargalos que você precisa resolver para aprimorar os seus controles.

Isso permite que você defina prioridades e determine metas de aprimoramento. Conforme for alcançando esses objetivos, você pode redefiní-los com o tempo e, desse modo, vai aprimorar a gestão de fornecedores continuamente e conseguir resultados cada vez melhores.

3. Monitoramento de indicadores

Os indicadores são as referências que você tem sobre sua operação e o desempenho de cada fornecedor. Além de poder mensurar os resultados em cada aspecto relevante, como o percentual de vendas perdidas por falta de itens no estoque, por exemplo, eles traduzem de forma objetiva os problemas que você quer resolver.

No lugar de simplesmente reclamar para um fornecedor sobre algum inconveniente, você demonstra e prova os efeitos do trabalho dele no seu resultado. Isso evita desentendimentos, fortalece o relacionamento com eles e aponta claramente as prioridades.

4. Seleção de fornecedores

Quanto mais profissional for o seu processo de seleção de fornecedores, mais fácil será a seleção deles — e, consequentemente, a gestão também fica facilitada. Afinal, é muito mais fácil administrar o relacionamento com bons parceiros do que com os ruins. Sem uma seleção prévia, você só os identifica depois.

Por isso, procure elaborar critérios objetivos para que eles possam ser avaliados. Você pode avaliar aspectos relacionados à saúde financeira deles, a variedade e qualidade de produtos, os prazos de pagamento e entrega, a proximidade e a flexibilidade, por exemplo.

Essa ação permite que você forme uma rede de fornecedores maior e mais qualificada, o que tem efeito direto no seu poder de barganha em negociações e nos resultados gerais da parceria. Por exemplo, se você tiver problemas com um fornecedor de utensílios de pintura, pode substituí-lo facilmente, desde que conte com uma rede previamente formada.

5. Avaliação de fornecedores

Para fazer gestão, você nunca pode se esquecer de acompanhar os indicadores, medindo o sucesso ou o fracasso dos processos. A ideia é sempre ter informação para direcionar melhor o andamento da parceria. Por isso, além de fazer uma boa seleção, é fundamental utilizar as métricas para avaliar os fornecedores.

É bastante comum que na hora da compra ou da negociação inicial o fornecedor seja perfeito e tenha as ofertas mais interessantes para a sua loja, mas depois a relação seja desgastada ou a atenção não seja a mesma. Há metodologias consagradas que podem ajudar você na missão de avaliar os fornecedores. A seguir, apresentaremos a dos 10 C’s.

Método 10Cs

O método dos 10 C’s funciona como uma lista de checagem. Você vai analisar elemento por elemento a fim de avaliar a qualidade do serviço prestado pelo seu fornecedor e o real valor agregado da parceria para você. Vale lembrar que cada ponto fraco apresentado nesses itens significa um risco para a sua loja. Agrupamos os pontos para análise, veja a seguir!

Competência, capacidade e compromisso

Como competência, é preciso entender um conceito: os problemas que o fornecedor eventualmente tem atrapalham as entregas? Você já teve que “ser compreensivo” com algo que aconteceu? O ideal é que ele consiga entregar os resultados que promete mesmo em cenários de sazonalidade ou da situação na qual se encontra.

Assim, os itens de capacidade e comprometimento também estão relacionados: o fornecedor tem a capacidade e o compromisso para driblar os acontecimentos e oscilações do mercado para entregar o seu produto ou serviço sem que você sinta o impacto dos problemas? Isso é competência. Avalie começando por aí!

Controle, dinheiro (cash) e custo

No item de controle, é importante analisar como o fornecedor se organiza internamente, pois isso vai refletir diretamente no produto ou serviço que ele presta. Políticas, qualidade, processos, cadeia de suprimentos: tudo isso conta. Ao falarmos de dinheiro e custo, a análise vai para o quanto o fornecedor impacta na sua produção e no seu caixa.

Em outras palavras, é importante saber qual é a situação desse fornecedor, especialmente se o que ele provê a você fortalece ou viabiliza a sua atividade principal. Se o parceiro tiver um problema nesse sentido, como isso impacta na sua loja? Você conseguiria outro fornecedor ou seria um grande gargalo também? É importante ficar atento.

Consistência e cultura

O fator consistência é também sobre qualidade: qual é o padrão entregue pelo fornecedor? Todos os produtos e serviços são sempre naquele nível que você espera ou de vez em quando a entrega vacila? É importante conhecer quais normas, regras e políticas a empresa parceira se preocupa e compromete em cumprir.

Acerca da cultura, estamos falando sobre valores: a sua empresa compactua com os valores do fornecedor? Vocês acreditam nas mesmas ideias? É preciso que haja esse alinhamento, caso contrário, vocês não vão falar a mesma língua e as negociações vão ficar difíceis, afinal, vocês não dão importância para as mesmas coisas.

Limpeza (clean)

Aqui em Limpeza, é necessário pensar além da questão operacional, focando na sustentabilidade. Como o seu fornecedor está se relacionando com o planeta? Ele cumpre as leis ambientais? Preza por materiais que não degradam o meio ambiente? Quais são as boas práticas dele nesse sentido? Se informe.

Comunicação

Por último, mas não menos importante, temos a questão da comunicação. Você pode analisar esse fator de diversas formas, como os canais disponíveis, o atendimento que o parceiro fornece, a agilidade etc. Para se aprofundar um pouco mais nesse elemento, vamos para o próximo tópico!

6. Relacionamento com fornecedores

Nossa experiência na intermediação entre fornecedores e lojas de materiais de construção demonstra que o relacionamento só tem dois caminhos: o desgaste ou o fortalecimento. O aspecto negativo ocorre quando as pessoas envolvidas partem da ideia de que todos se esforçam para que as interações e negociações sejam produtivas.

É verdade que o esforço é do interesse de ambos, mas o fortalecimento só ocorre quando existe um cuidado especial. Muitas vezes, as pessoas têm ideias diferentes sobre o que é esperado delas e o mesmo ocorre entre empresas.

Do mesmo modo que é necessário elaborar uma estratégia de relacionamento com clientes para fidelizá-los, você precisa estabelecer e estruturar canais e diretrizes para que a relação com fornecedores proporcione o melhor resultado possível.

7. Comunicação eficiente

Para que o relacionamento seja produtivo e o fornecedor saiba exatamente o que é esperado dele, é preciso comunicar-se eficientemente. Do contrário ele vai se focar exclusivamente no que é importante para o seu próprio negócio.

Além de se estruturar com canais que permitam armazenar e organizar as informações com segurança, é determinante que ocorram encontros de alinhamento. Nessas oportunidades, é possível apresentar expectativas e negociar a melhor forma de obter um melhor resultado.

Essa atividade de feedback pode ser delicada e gerar conflitos desnecessários se não for bem-executada. Por isso, procure se concentrar em efeitos práticos no lugar de simplesmente apontar defeitos.

Por exemplo, se você afirma para um fornecedor que as esquadrias que ele vende são horríveis, ele provavelmente vai se ofender, mesmo que não o diga. No entanto, se apresentar números sobre eventuais prejuízos e reclamações decorrentes de problemas de qualidade, vai conseguir a atenção dele. Esse é o tipo de feedback que funciona.

8. Valorização dos melhores fornecedores

Toda relação de parceria é uma via de mão dupla. Quanto melhor for um fornecedor, mais reciprocidade ele exigirá. Isso não significa que você precise conceder privilégios e exclusividade, mas apenas que deve reconhecer a importância dos melhores parceiros e valorizá-la.

Em qualquer relacionamento a flexibilidade é importante, pois a rigidez de regras cria dificuldades para todos os envolvidos. Por isso, é sempre positivo procurarmos o melhor termo em qualquer situação.

Além disso, você deve ter os seus custos diretos e indiretos perfeitamente definidos. Quanto mais claras forem as suas definições prévias sobre até que ponto vale a pena ceder, maior será a sua segurança em flexibilizar apenas o que é possível.

Para concluir, lembre-se de que a gestão de fornecedores deve funcionar alinhada à administração das equipes. É justamente o alinhamento entre os processos dos parceiros e da própria empresa que reside a excelência do negócio. A rede alternativa trabalha como intermediadora dessa relação e essa experiência tem nos permitido acumular um conhecimento robusto sobre a operação de nossos associados.

Que tal se inteirar sobre esse assunto? Confira um pouco mais dessa nossa vivência e saiba evitar 5 erros na gestão de equipes!